IT専門家以外でも業務のデジタル化が可能に。

WorkatoはDX実現には不可欠なプラットフォーム。

ITに躊躇していた人でも、直観的にWorkatoを触ることでITに親近感を持ち、データ連携や自動化がどのようなものか理解できること、自発的にITを活用した改善策や新しい取り組みにチャレンジできること、その体験を通してよりDXの世界に入り込もうという気持ちになれることを実現できる優れた製品だと思います。

大久保 知洋 様

Senior Manager

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Ridgelinezは、変革への志を持つ「チェンジリーダー」と共に、未来を変え、変革を創る変革創出企業です。「人」を起点にすべての変革を発想し、新たな価値を創出し変革を実現します。 戦略策定からビジネスモデル・ソリューション設計、業務プロセス・アーキテクチャ設計、オペレーションシステム開発、戦略実行、エコシステム構築・運用まで、変革プロセスの最初から最後までを支援するコンサルティングサービスを展開しています。

東京都

従業員数 370+
 

経営・戦略
コンサルティング​​

課題


SaaS間連携の限界


業務デジタル化の
必要性

全体俯瞰のアーキテクチャ構想の必然性

ビジネスのデジタル変革プロセスを支援するDXコンサルティングファーム、Ridgelinez株式会社(リッジラインズ)の大久保氏は、ITベンダーや事業会社でDXや業務変革に従事した後、現在は同社にて最新テクノロジーをベースとした、社内ITの構築、お客様へのDXコンサルティングサービス提供等を行なっています。 同氏の所属するTechnology Groupでは、部署横断型の企業全体最適の実現に向けた、業務改革提案・実施をしており、クラウドを活用した社内IT全体アーキテクチャ構想から、SAP® Concur®を使用した経理精算業務改革、事業計画SaaSであるAnaplanとデータ基盤を連携した自動化対応などを行っています。

Ridgelinezではデータドリブン経営を目標として掲げており、各部署の業務で発生したデータを会社の戦略へと最大限活用できるようにするための、全体俯瞰のアーキテクチャ構想への取り組みを行ってきました。また、全社リソースの外販を追求することで、社内のIT部門がコストセンターとしてではなく、プロフィットセンターという位置付けになることも目指しています。DXコンサルファームの立場で顧客にDX提案をする上で、このデータドリブン経営や全体俯瞰アプローチを踏まえたプロセスや仕組みを、社内IT構築を通じて実践知として蓄積することが非常に重要と考えています。

そのため、会社設立当初よりTechnology Groupでは、ゼロから社内ITを構築するプロジェクトを推進しており、その初期段階の計画として、各種SaaS間でのシステム連携というニーズがありました。当初の計画は、各SaaSが保持するデータ連携機能か、ETLツールやSaaSのアップロード/ダウンロード機能を用いた手作業での非同期式データ連携でした。これは、非常に非効率なため運用・保守負荷も大きく、1対1でのSaaS間のみの部分最適な連携・自動化になってしまうため、複数システムにまたがった包括的なプロセス設計が出来ず、分断化かつ非同期プロセスに陥ってしまうという大きなデメリットがありました。その結果として、データ連携処理時間にタイムラグが発生したり、作業ミスのためデータ品質の悪化にもつながることが予想されました。

解決策

  • 全体俯瞰のアーキテクチャ構想を視野に入れたプロジェクトの推進
  • オンボーディングシステムとSlack・Outlookの連携
  • Concur®とSlack、Azureの連携で経理精算業務のチェック処理を自動化
  • Salesforceと受発注手続きシステム、Slackとの連携

数SaaSシステム間をリアルタイムで連携するiPaaSのソリューションとしてWorkatoを採用したことで、全体俯瞰のアーキテクチャ構想を視野に入れたプロジェクトを進めることができました。以下が、その第一ステップとしての自動化の取り組みとなります。

#1 – オンボーディングシステムとSlack・Outlookの連携

OutSystemsで構築した内定者用オンボーディングシステムで、内定者が採用システム上で情報登録などの更新を行ったり、問い合わせなどを行うとその内容をWorkatoがキャッチ、自動的にSlackとOutlookへ通知と内容を送信。今まで単独で動いていたオンボーディングシステムを、社内担当者や現場担当者による逐一の確認が不要になることで、参照時間の削減や見落とし防止という効果が出ています。内定者からの問合せ回答や情報連携をタイムリーかつスピーディーに進めることができ、その結果、内定者の安心感、会社への信頼感向上につなげることができています。また、内定者が新規登録された際にSlackに通知されることで、現場・人事担当者の内定者に対するリアルタイムな情報把握にもつながっています。

#2 – Concur®とSlack、Azureの連携で経理精算業務のチェック処理を自動化

Workato でSAP® Concur® 申請内容を自動判定し、リスクがない定型経費申請、主に通勤費申請を自動承認。その証跡をSlack 経 由で承認者へ自動通知。(開発第一フェーズ)

その後、開発第二フェーズにて、AI による経費不正検知エンジンを実装し、各従業員の不正リスクのスコアや誤謬/不正傾向、ルー ルベースチェックを元に、より精度の高い自動リスクの判別・自動承認を行う機能を追加。第二フェーズの実装により、現場での承認チェック作業が月平均400 件から0 件まで削減、人事総務による確認作業時間を約3 分の1まで削減す ることができ、AI 不正検知エンジンによる統制高度化や、さらなる省力化対応の処理が実現しました。

#3 – Salesforceと受発注手続きシステム、Slackとの連携

Salesforceから注文情報の更新をトリガーに、OutSystemsで構築した受発注手続きシステムにて処理を実行。さらにはSlack経由で更新内容を通知することで、受発注状況が漏れなく関係者に通知されます。今後は業務全体プロセスのデジタル化を目指し、以下の様に各種SaaS間のデータ連携を実施した、更なる拡張を計画しています。

結果

情報更新通知をSlack経由で行うことで、見落としの防止

経費精算業務の自動化で、精算承認の効率化と不正申請チェックの精度を向上

要件定義から実装まで1ヵ月という超短期間での開発

1対1の連携だけではなく、複数SaaSをまたぐ包括的なプロセス設計の実現


データのリアルタイム同期を実現 

 

ITの民主化(誰でも気軽に触れること)により、IT専門以外でも自動化・デジタル化の取り組みにチャレンジできる

今回の第1ステップの自動化プロジェクトの結果、5部署(IT、営業、人事総務、リスク管理、ファイナンス)でWorkatoを使用、約370名の全社員に対して、業務効率化を実現しました。また、開発環境としては、UIやUXが非常に直感的なものでしたので、プロジェクトにより数時間、難しいものでも1ヵ月程度で実装ができました。特に、Concur®での「経費精算業務のチェック処理自動化」においては、設計から仕様決め・実装まで1ヵ月で完遂し、リリースすることができました。結果として、投資回収期間が8ヵ月、3年間のROIが211% の見込みになり、また、承認者が空いた時間で付加価値のある業務が実施可能になったことで、生産性向上にもつながりました。また、承認者が空いた時間で付加価値のある業務が実施可能になったことで、生産性向上にもつながりました。なお、開発第二フェーズにおいてAIによる統制高度化をリリースしたことで、更に高いROIや、承認者と人事総務担当者の大幅な生産性向上を実現できています。

Workato は、ITの民主化をコンセプトに、シンプルなUIで直感的に自動化フローが構築できます。それ故に、今までIT専門家しか対応できなかったデータ連携やワークフロー自動化に、課題を抱える誰しもが挑戦することができます。DXの本質は、会社の経営や業務そのものをデジタル化し、新しいビジネスの創出や既存ビジネスのさらなる拡大を促進することだと考えます。そのためには、IT専門という垣根を壊し、実務を行っているエンドユーザー自身もデジタルファーストやデータドリブンの意識を持って会社や仕事を考えることが必要で、Workatoはそれに欠かせない重要なピースだと確信しています。

Workatoの導入に関してご不明な点などございましたら

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